Внедрение 1С:Документооборот для ООО «Энергоконтроль»

Клиент: ООО «Энергоконтроль» - предлагает комплексные услуги от разработки технических и экономических решений до финансирования проектов, поставки и обслуживания нового оборудования, в области энергоснабжения и энергоэффективности. Обладает собственным парком специализированной техники для строительных и монтажных работ.

Число АРМ: 300

О проекте

Цель проекта: Сократить количество бумажных документов, выстроить документооборот между отделами, настроить шаблоны комплексных процессов обработки документов.

Задачи проекта:

обеспечение бесперебойного доступа к СЭД,
надежное хранение документации,
значительное снижение рисков потери информации,
упрощение и повышение эффективности поиска информации и требуемый уровень разграничения прав доступа пользователей к документам.

Особенности проекта:
Замена существующей СЭД на «1С:Документооборот 8 КОРП» проводилась в рамках комплексной автоматизации компании по переходу с продукта «1С:УПП» на другие продукты «1С», в связи с выявленными проблемами ведения документооборота.

Численность компании более 450 сотрудников. Компания обладает собственным парком специализированной техники для строительных и монтажных работ.

Внедрение 1С:Документооборот

В ходе реализации проекта был произведен анализ данных старой системы документооборота, определены требования к новой системе, в том числе к документам и процессам их обработки. Было переведено в электронную форму порядка 120 видов документов. Были настроены шаблоны комплексных процессов обработки этих документов.

Работы по адаптации типового решения:

проведены необходимые начальные настройки, в том числе внесена необходимая информация о структуре и сотрудниках компании, настроены и заполнены справочники;
реализованы различные виды входящих, исходящих и внутренних документов, доработаны формы этих документов в соответствии с нуждами и запросами компании;
разработаны и настроены правила нумерации различных видов документов; разработаны шаблоны процессов обработки документов;
настроено разграничение доступа сотрудников к документам;
реализовано взаимодействие с Почтой России в части отправки исходящих документов и дальнейшего отслеживания по трек-номеру;
осуществлен перенос договоров и приказов из исторической СЭД:
произведена настройка и использование пилотных версий:
созданы интерфейсы и наборов прав пользователей;
осуществлены начальные настройки типового решения для начала ведения учета;
перенесены данные из предыдущих систем автоматизации
реализована интеграция со сторонними системами автоматизации;
подключено специализированное оборудование;
проведены индивидуальное обучение сотрудников работе с системой, а также дистанционное обучение пользователей

Автоматизированы функции:

Документооборот (ECM)
Делопроизводство
Учет и хранение документов
Учет и контроль исполнения поручений
Учет договоров
Работа с обращениями граждан

Результаты внедрения

Процесс работы с документами стал более прозрачным и понятным для всех его участников, в том числе благодаря широкому перечню отчетов и быстрому поиску информации в единой базе документов. Руководители получили возможность полного контроля над документами, исполнением задач и исполнительской дисциплиной.

Реализация проекта по внедрению и модернизации «1С:Документооборот 8 КОРП» позволила решить вопрос с канцелярией, обеспечить бесперебойный доступ к СЭД, надежное хранения документов, а также значительно уменьшилась потеря информации, что имело для нас важное значение.

Переход на данное решение увеличил качество коммуникаций между сотрудниками и обеспечил эффективную коллективную работу по вводу и согласованию различной документации. Одновременно у руководителей появилась возможность более полного контроля над документами, исполнением поручений и исполнительской дисциплиной в целом.

В настоящее время система находится на сопровождении специалистов «ИСВС».