Как автоматизировать документооборот с помощью 1С: пошаговая инструкция
Настройка персональных данных в «1С:Документооборот 3.0» — это важный этап для обеспечения безопасности компании и соответствия требованиям законодательства, в частности Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».
В статье рассмотрим базовые аспекты настройки и администрирования системы.
Чтобы полноценно изучить материал и минимизировать ошибки при работе с документооборотом ознакомьтесь с теоретической частью «1С:Документооборот 3.0»
Содержание:
Настройка персональных данных в «1С:Документооборот 3.0»
Администрирование
Как настроить права доступа
Настройка почты
Работа с документами
Процессы и задачи
Настройка резервного копирования
Заключение
Администрирование
В разделе «Настройка программы» выполняется базовая конфигурация программы.
Для учета персональных данных необходимо перейти в «Общие настройки программы» — «Учет доступа к персональным данным согласно требованиям Федерального закона №152-ФЗ».
Это позволит вести контроль доступа и регистрировать события обработки
персональных данных.
Также в администрировании настраиваются:
Заголовок программы
Версионирование объектов (для сохранения истории изменений)
По гиперссылке «Настроить» для объекта конфигурации можно указать срок хранения и условия, при которых видео будет сохранено.
Дополнительные реквизиты и сведения
Инструкции для пользователей
По гиперссылке «Загрузить типовые», при наличии интернет соединения, можно загрузить инструкции по работе с программой «1С:Документооборот 3.0».
После загрузки в меню «НСИ» появится раздел «Инструкции».
Электронные подписи для удостоверения документов.
Как настроить права доступа
Права доступа в «1С:Документооборот 3.0» гибко настраиваются через систему полномочий, политик, рабочих групп и прав на папки.
Администратор может:
Ограничивать права доступа пользователей к данным;
«Настройка» — «Полномочия»
«Создать» — «Пользователи»
Указав наименование можно выбрать роли для данного профиля групп пользователя.
Настраивать права на просмотр и редактирование документов по ролям и группам.
«НСИ» — «Виды документов»
«Создать» — «Бухгалтерские документы»
«Создание документов» — «Доступ к документу»
Управлять доступом к папкам с документами.
«Документы» — «Файлы»
«Шаблоны файлов» — «Настройка прав»
Галочками можно отметить права на данную папку.
Обновлять права доступа с отложенной обработкой для минимизации нагрузки на сервер.
«Настройка» — «Управление расчетом прав»
«Настройка»
«Размер порции при обработке очереди» — означает количество пользователей, чьи права обновятся одновременно.
Рекомендуется настраивать права доступа на уровне рабочих групп, что упрощает управление и обеспечивает единообразие доступа для сотрудников с одинаковыми функциями.
Настройка почты
В системе предусмотрена интеграция с электронной почтой для обмена документами и уведомления пользователей.
Настройка почты включает:
Подключение SMTP, MAPI или Microsoft Outlook
«Настройка» — «Настройки почты»
Чтобы настроить почту необходимо нажать «Создать»
Почту можно настроить как для отправки писем, так и для получения.
Настройку фильтров для автоматического сохранения входящих писем в систему.
«Главное» — «Почта»
«Входящие» — «Создать на основании» — «Правило»
«Правило обработки входящих писем» — здесь можно создать правило для входящего письма, указать условия и действия.
Определение бизнес-событий, по которым пользователи будут получать уведомления на почту.
«Настройка» — «Сервис» — «Персональные настройки»
«Уведомления»
Здесь происходит настройка уведомлений для пользователя.
Электронная почта является ключевым инструментом для оповещений и работы с документами, поэтому ее настройке уделяется особое внимание.
Работа с документами
В настройках делопроизводства можно определить:
Виды внутренних документов с обязательным указанием типа.
«НСИ» — «Виды документов»
«Создать» — «Бухгалтерские документы»
Здесь перечислены типы документов.
Категории документов и файлов для удобства классификации
Связи между документами для построения перекрестных ссылок.
«НСИ» — «Классификаторы» — «Типы связей»
«Создать» — «Настройка связей»
Учет данных по организациям, если используется несколько юридических лиц.
«НСИ» — «Организация»
Настройки делопроизводства позволяют структурировать документооборот и облегчить поиск и обработку документов.
Сократите нагрузку на вашу ИТ-службу и обеспечьте бесперебойную работу бизнеса с помощью профессионального сопровождения 1С от профессионалов ИСВС!
Мы не только возьмем на себя техническую поддержку, обновление и настройку программных продуктов 1С, но и обучим ваших сотрудников эффективной работе в системе.
Хранить резервные копии в надежном месте, отдельно от основного сервера.
«Настройка резервного копирования» — «Папка для сохранения резервных копий»
Это обеспечивает сохранность информации и возможность восстановления работы при сбоях.
Заключение
«1С:Документооборот 3.0» предоставляет широкий функционал для настройки персональных данных, прав доступа, почтовой интеграции, работы с документами и бизнес-процессами.
Правильная настройка и администрирование системы позволяют обеспечить соответствие законодательству, повысить безопасность и оптимизировать документооборот в организации.
Особое внимание следует уделять контролю доступа к персональным данным и регистрации согласий на их обработку, что реализовано в системе в полном объеме.
Подписывайтесь на наши социальные сети:
Rutube — записи вебинаров по внедрению 1С с ответами на вопросы зрителей
Telegram — публикация новых статей на сайте компании и актуальные новости 1С