Малоценное имущество, отвечающее признакам основного средства, но имеющее стоимость ниже лимита, зафиксированного в учетной политике, подлежит забалансовому учету. Это означает, что компания вправе самостоятельно выбирать способ отражения таких объектов для обеспечения контроля над их наличием, местоположением и сохранностью.
На практике подобное имущество чаще всего учитывают в количественном выражении на отдельном забалансовом счете, который вводится в Рабочий план счетов с учетом возможностей используемой программы автоматизации (например, в 1С для этого применяются счета МЦ с аналитикой: Субконто 1 – «Номенклатура», Субконто 2 – «Партии материалов в эксплуатации», Субконто 3 – «Работники организации» по субсчетам):
МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации»;
МЦ.03 «Спецоснастка в эксплуатации»;
МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации»;
МЦ.05 «Учебно-методические изделия».
Однако существуют и иные варианты: например, учет такого имущества в специализированных регистрах (ведомостях, журналах и т. п.) либо контроль через фиксацию факта передачи ценностей материально-ответственному лицу.
Организация вправе единовременно включать в расходы стоимость активов, соответствующих критериям основных средств, чья цена не превышает установленный в учетной политике лимит для бухгалтерского учета. При этом необходимо обеспечить надлежащий контроль за их наличием и движением (п. 7 ПБУ 1/2008; п. 4 и 5 ФСБУ 6/2020).
Поскольку законодательство не предъявляет конкретных требований к организации такого контроля, компания разрабатывает и утверждает в учетной политике собственный порядок действий.
Например, контролировать наличие, перемещение и сохранность подобных объектов можно через отражение их на забалансовом счете (Письмо Минфина России от 28.01.2022 № 07-01-09/5961; п. 8 ПБУ 5/2019).
Также в качестве альтернативных способов контроля за указанными объектами выступают их учет в отдельных регистрах (журналах, ведомостях) либо мониторинг на основе документов, подтверждающих передачу имущества материально-ответственному лицу (п. 10 Рекомендации Р-126/2021-КпР «Стоимостный лимит для основных средств», Фонд «Национальный негосударственный регулятор бухгалтерского учета «Бухгалтерский методологический центр»» (Фонд «НРБУ «БМЦ»), принята Комитетом по рекомендациям (КпР) 29.03.2021).