Кейс ИСВС: как навели порядок в закупках транспорта
От ручного Excel до автоматического выбора: как мы наладили закупки в крупной транспортной компании
Любой бизнес рано или поздно сталкивается с проблемой закупок. Особенно если компания большая, филиалы разбросаны по регионам, а цены на транспортные средства скачут вместе с курсами валют.
Однажды к нам пришел клиент из сферы транспорта и логистики. Знакомая картина: процесс покупки транспортных средств тормозил всю «машину» компании. Сотрудники тратили дни на примитивный сбор цифр, руководство не видело реальной цены закупки, а ответственность за итоговый выбор была так размазана по филиалам, что любой заявке требовались недели, чтобы сдвинуться с мертвой точки. Делимся пошаговой историей преображения: как мы превратили этот хаос в прозрачный конвейер решений, который защищает бюджет и экономит бизнесу сотни часов.
"Потерянные дни" в Excel: почему ручной труд стал тормозом
Когда мы начали погружаться в процессы клиента, первое, что бросилось в глаза — это титанический ручной труд. Чтобы выбрать поставщика транспортного средства, сотруднику нужно было собрать коммерческие предложения, перепечатать их в Excel, вручную пересчитать валюты и попытаться сравнить условия. Ошибки в этой схеме были заложены самой природой человека.
Но главная проблема была даже не в скорости. Вручную собранные данные невозможно было проверить на достоверность. Руководство получало на стол готовую таблицу, но откуда взялась итоговая цена, заложена ли в нее необоснованная наценка — оставалось загадкой. Компания рисковала переплачивать просто потому, что у менеджера не хватило времени или квалификации заметить нестыковку.
Мы поняли: чтобы ускорить закупки, нужно заменить человека там, где он слаб — в монотонных математических расчетах.
От хаоса к системе: почему мы выбрали «1С» вместо доработки Excel
Мы не стали учить сотрудников лучше работать в Excel. Мы вообще убрали Excel из критически важного процесса принятия решений. Почему? Потому что поддерживать точность расчетов в «рыжих» таблицах, где каждая формула зависит от действий конкретного менеджера — это рискованная иллюзия контроля. Любое неверное нажатие или забытое обновление курса валют могло привести к убыткам в миллионы рублей.
Нам нужна была надежная система с единым центром данных. Выбор пал на «1С» не случайно. Это решение позволило нам не просто автоматизировать «математику», но и встроить логику проверки прямо в контур финансового и управленческого учета компании. Мы перестали бороться с последствиями ошибок и устранили саму возможность их возникновения.
Как мы перестали «выбирать поставщика» и начали «утверждать лучшие условия»
Мы кардинально изменили подход к выбору. Раньше сотрудник искал ответ на вопрос: «Какого поставщика выбрать?». Теперь система сама отвечает на вопрос: «Какое предложение объективно выгоднее?».
Алгоритм работы стал предельно прозрачным и простым для пользователя:
Загрузка. Параллельно специалист заполняет ключевые реквизиты документа, обеспечивая его корректное оформление
Анализ. Программа автоматически пересчитывает все затраты с учетом текущих курсов валют, условий доставки.
Ранжирование. Система подсвечивает зеленым самые выгодные условия, а розовым — те позиции, которые не проходят по требованиям технической безопасности или имеют аномально высокую цену.
Представьте: вам больше не нужно держать в голове десятки цифр, проверять конвертацию валют или бояться, что вы пропустили арифметическую ошибку. Вам нужно просто открыть готовый ранжированный список и принять решение на основе фактов.
Что это дало бизнесу?
Время выбора поставщика сократилось с нескольких дней до нескольких часов. Но это лишь вершина айсберга. Главная ценность — исчезновение «человеческого фактора» из расчетов. Сотни часов, которые раньше тратились на рутину, теперь направлены на переговоры и стратегию. Исчезли ситуации, когда сделка срывалась из-за того, что менеджер перепутал доллары и евро в срочной заявке. Финальный файл с готовым анализом, который можно сразу отправлять руководству, теперь формируется буквально по одной кнопке.
Прозрачность цены: как мы вернули контроль над бюджетом
Ускорить выбор — это полдела. Нужно было убедиться, что выбранная цена действительно справедлива.
Встроили в процесс этап аудита. Теперь, прежде чем предложение уйдет на подпись руководителю, в дело вступает отдел аудита. Специалисты проверяют: соответствует ли заявленная поставщиком цена внутренней калькуляции? Если есть расхождения, система не дает просто так нажать «согласовать». Сотрудник обязан в специальном поле написать причину: почему выбран более дорогой вариант.
Для руководства это стало окном в реальное ценообразование. Каждый случай отклонения от минимальной цены теперь задокументирован. Можно проследить цепочку решений и понять, где была объективная необходимость, а где, возможно, стоит задуматься о смене поставщика или менеджера.
Служба безопасности как участник процесса, а не сторонний наблюдатель
Еще одна «серая зона» в старом процессе касалась проверки контрагентов. Обычно служба безопасности подключалась к делу в последний момент, когда договор уже был практически готов. В лучшем случае это приводило к задержкам, в худшем — компания могла подписать контракт с недобросовестным поставщиком и сорвать поставку.
Мы решили, что безопасность не должна быть приложением к договору. В новом маршруте согласования Служба безопасности получила отдельную, строго обязательную задачу. Теперь ни один поставщик не попадает в финальный договор без визы безопасников.
Как это выглядит на практике: когда заявка доходит до этапа СБ, ответственный сотрудник получает уведомление с обязательным полем для комментария. Он проверяет компанию, пишет свое заключение, и этот вердикт автоматически подгружается в итоговый файл договора. Компания получила 100% гарантию того, что каждый контрагент прошел проверку до сделки, а не после.
Разгрузить топ-менеджмент и ускорить согласование
Самая частая боль в крупных компаниях — это «бутылочное горлышко», когда все решения замыкаются на одном человеке. В данном случае таким узким местом был Директор департамента МТО. Он единолично отвечал за согласование, и любая его загрузка (болезнь, командировка, отпуск или просто большая занятость) останавливала процесс закупок по всей стране.
Мы пересмотрели матрицу ответственности. Полномочия по выбору поставщика были переданы на места — конкретным сотрудникам Территориальных управлений (ТУ). Именно они теперь несут ответственность за закупку в своем регионе.
Маршрут согласования выстроился логично и быстро:
Начальник ТУ видит потребность и согласовывает выбор на своем уровне.
Заявка уходит на проверку в Службу безопасности.
И только потом, уже с заключением СБ и экономическим обоснованием, документ приходит к Генеральному директору.
Что изменилось? Генеральный директор перестал быть фильтром для технических деталей. Он занимается именно управлением, а не прокруткой бумаг. Если система показывает минимальную цену — он просто утверждает решение. Если есть нюансы и предлагается другой поставщик — директор видит обоснование и принимает взвешенное решение. Скорость согласования выросла в разы, а руководители высшего звена наконец-то смогли сосредоточиться на стратегии, а не на операционке.
Итоги: что получил клиент
Когда наши специалисты оглядываются на проделанную работу, мы видим не просто настроенную программу, а полностью перестроенный бизнес-процесс.
Во-первых, компания получила скорость. То, что раньше занимало дни, теперь делается за часы.
Во-вторых, исчезли финансовые риски. Система сама следит за выгодой и фиксирует каждое отклонение от оптимальной цены.
В-третьих, порядок в зонах ответственности. Каждый знает свой маневр: территориальное управление выбирает, аудит проверяет цену, СБ проверяет надежность, генеральный директор принимает стратегическое решение. Задачи больше не «висят в воздухе», и не бывает ситуаций, когда никто не отвечает за провал.
Этот кейс — наглядный пример того, как автоматизация рутины и грамотное перераспределение полномочий превращают закупки из тормоза бизнеса в его прозрачный и эффективный двигатель.
Хотите так же? Превратите хаос закупок в понятный и управляемый процесс.
Узнайте, как настроить автоматический выбор поставщиков именно в вашей компании. Наши специалисты готовы проанализировать вашу текущую ситуацию и предложить решение, которое окупится уже в первые месяцы.
Переходите на наш сайт ИСВС и оставьте заявку. Мы свяжемся с вами в ближайшее время, чтобы обсудить детали и сделать первый шаг к прозрачным закупкам!