Выдача подотчётных средств и операции с корпоративной картой: пристальный контроль со стороны ФНС
Сегодня выдача наличных под отчёт или оплата отдельных бизнес-нужд с корпоративной карты — стандартная процедура для любой организации. Однако многие предприниматели не осознают, что несоблюдение правил работы с подотчётными суммами способно обернуться серьёзными претензиями налоговой инспекции и значительными доначислениями налогов.
• Ситуация № 1:
Директор или работники компании систематически получают средства под отчёт, не предоставив отчёта по предыдущим выданным суммам. Каков установленный срок для отчёта по подотчётным деньгам? Законодательство РФ не даёт чёткого ответа. Однако это не означает, что допускается бесконтрольное получение денег без их возврата. Подотчётные суммы выдаются либо на основании приказа руководителя, либо по заявлению сотрудника. В обоих случаях в документе обязательно прописываются:
выдаваемая сумма;
целевое назначение трат;
срок сдачи остатка неизрасходованных средств.
Получив деньги, работник обязан отчитаться — сдать авансовый отчёт по форме АО-1 с приложением подтверждающих расходы документов: товарных и кассовых чеков, накладных, актов выполненных работ, билетов и подтверждений оплаты жилья (при командировке).
• Ситуация № 2:
Сотрудники или руководитель берут под отчёт крупные суммы на продолжительный срок, позже возвращают их как неиспользованные, а через некоторое время снова получают. На первый взгляд, всё законно: есть приказы или заявления с указанными сроками возврата. Но налоговая инспекция вправе расценить такой оборот как выдачу беспроцентного займа и начислить НДФЛ с материальной выгоды, полученной от экономии на процентах.
• Ситуация № 3:
Документы, прилагаемые к авансовым отчётам, не доказывают, что расходы совершены в интересах компании. Что это значит и о чём идёт речь? По мнению ФНС, следующие траты не признаются произведёнными в интересах фирмы и не уменьшают налог на прибыль или налог при УСН «доходы минус расходы»:
личные расходы подотчётных лиц (питание, развлечения, покупки для себя);
траты в пользу стороннего бизнеса, не относящегося к деятельности компании;
расходы, подтверждённые документами с нарушениями законодательных требований к их оформлению.
Перечисленные ситуации находятся под особым контролем ФНС. Если в случае № 2 компания рискует получить лишь доначисление НДФЛ, то в ситуациях № 1 и № 3 помимо НДФЛ последуют доначисление страховых взносов и штрафные санкции за несвоевременную уплату налога.